Como los sistemas ERP han mejorado el Control Interno de las compañías

Desde los inicios de la empresa moderna cada compañía según ha ido evolucionando y tomando forma ha establecido, de manera formal o informal, una serie de controles, comprobaciones y filtros que permitieran a la dirección conocer una aproximación lo más cercana posible a la realidad de la compañía. En un principio, como establece Hord (1939) estas técnicas de control interno se llevaban a cabo mediante el control contable de la compañía. 

En determinadas economías, como la estadounidense, durante algunos años el conocimiento interno de las compañías tanto en ingeniería, como en ventas, como en operaciones creció vertiginosamente; esto desencadenó en que la dirección perdía parte del conocimiento de lo que ocurría en las compañías por lo que ello llevó a la creación de un departamento específico que llevara a cabo las tareas de Control Interno (Garbade, 1944). Este departamento se conoce como Auditoría Interna. 
Del mismo modo que las compañías crecían lo hacían los fraudes que determinadas personas cometían. Famosos son los casos de Enron y WorldCom pero no los únicos, aquí dejo dos enlaces a Forbes y The Huffingtonpost  donde se pueden ver más ejemplos de escándalos financieros.

Para preveer esto, desde la década de 1980 diferentes organizaciones están impulsado la implantación de modelos de control interno. En 1985 se formó en Estados Unidos el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) con los objetivos de proporcionar liderazgo intelectual a través del desarrollo del marco general, proporcionar orientación sobre la gestión del riesgo empresarial, control interno y la disuasión del fraude. Este trabajo está enfocado a mejorar el desempeño organizacional y la gestión empresarial y reducir el alcance del fraude en las organizaciones.

En 1992 COSO publicó “Internal Control – Integrated Framework”, que entre otras, establece una definición de control interno estandarizada:

Se trata de un proceso, liderado por la dirección de las compañías y en el que se incluye a empleados de la misma, diseñado para proveer suficiente seguridad para determinar el cumplimiento e la efectividad y eficienciencia en las operaciones, confianza en el reporte financiero y cumplimento con las leyes y normas aplicables.

Fuente: Internet

Adicionalmente, este trabajo es una guía para el diseño y la implementación del control interno en las compañías proporcionando un marco para su correcto funcionamiento. Pese al esfuerzo del COSO, los escándalos financieros crecieron en tamaño, y en el año 2002 tras numerosos y sonados escándalos se aprobó la Sarbanes Oxley ACT. Esta ley, entre otros promulgo la creación del Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) , órgano sin ánimo de lucro que supervisa las auditorías de las compañías que cotizan en Estados Unidos, adicionalmente, la ley obligó a que junto a la información financiera reportada anualmente se incluyera un informe del control interno de las compañías. Este hecho ha revolucionado las responsabilidades de la dirección de las compañías que cotizan en la Bolsa de Estados Unidos, ya que supuso un incremento sustancial en las responsabilidades que asumía la dirección.

(Fuente: Turner, Owhoso 2009)

Paralelamente al crecimiento del interés por el regulador del cumplimiento del control interno, en el área de la tecnología se produjo un avance significativo mediante la implantación de los módulos de ERP.
Son múltiples los estudios que refuerzan la idea de que el uso de sistemas de tecnología avanzados han incrementado la eficiencia del control interno de las compañías. Uno de ellos es el trabajo de Turner y Owhoso (2009) en el que se establece como a través de los sistemas de ERP se monitoriza de una manera más eficiente el modelo de control interno de la compañía, logrando una supervisión más eficaz. De este modo, además de incluir una reducción en los costes del modelo y poder acceder a mejoras en los procesos internos de la compañía, se logra una mejor segregación de funciones internas, se reduce el fraude interno y se logran reducir los errores malintencionados.

El punto de vista que ofrecen Turner y Owhoso mejora el control interno para un incremento de la eficiencia de la compañía. Pero dado que todas las compañías que instrumentos financieros admitidos a cotización en un mercado regulado sufren la presión de analistas y usuarios de la información que publican. Una información que debilite la posición de la compañía en el mercado puede suponer grandes pérdidas para los accionistas. Una de las mayores presiones a las que los directivos de las compañías están sujetos es la eficiencia de sus sistemas de control interno que se reportan en los informes anuales. Conforme al trabajo de Morris (2011), aquellas compañías que tienen implantados sistemas ERP tienen una tendencia menor a reportar en sus informes anuales (10-K o 20-F) un menor número de deficiencias de control interno, tanto de controles generales del sistema como de controles específicos, frente a aquellas otras compañías que no tienen implantados sistemas de ERP.

Dado que el control interno es una exigencia del mercado, y la eficiencia científica ha determinado que con el uso adecuado de los sistemas ERP se reduce el número de deficiencias de control interno que se reportan por parte de las compañías cotizadas podemos determinar que los sistemas de control interno se ven mejorados con el uso de aplicaciones avanzadas de IT. Pese a que este trabajo está muy enfocado a las compañías cotizadas en Estados Unidos, estás prácticas pueden ser extendidas a Europa dado que los reguladores del viejo continente están promoviendo la implantación sistemas de control interno y prácticas similares a SOX en las compañías cotizadas.

Referencias empleadas:

• Garbade W. INTERNAL CONTROL AND THE INTERNAL AUDITOR. Accounting Review [serial online]. October 1944;19(4):416. Available from: Business Source Alumni Edition, Ipswich, MA. Accessed August 11, 2012. 
• Hord W. THE FLOW OF PROPERTY AS A BASIS OF INTERNAL CONTROL. Accounting Review [serial online]. September 1939;14(3):272. Available from: Business Source Alumni Edition, Ipswich, MA. Accessed August 11, 2012.
• Morris J. The Impact of Enterprise Resource Planning (ERP) Systems on the Effectiveness of Internal Controls over Financial Reporting. Journal Of Information Systems [serial online]. Spring2011 2011;25(1):129-157. Available from: Business Source Alumni Edition, Ipswich, MA. Accessed August 11, 2012.
• Turner L, Owhoso V. Use ERP Internal Control Exception Reports to Monitor and Improve Controls. Management Accounting Quarterly [serial online]. Spring2009 2009;10(3):41-50. Available from: Business Source Alumni Edition, Ipswich, MA. Accessed August 11, 2012.