El ERP y la tranquilidad de las empresas

Seguramente, al hablar de un ERP desde el punto de vista de un trabajador de una empresa puede, de inicio, sonar a pesadilla. Pesadilla por el gran trabajo adicional y dedicación de recursos que requiere la implantación de un ERP en una empresa con un funcionamiento conocido por todos los que trabajan en ella. Desde el punto de vista del Consejo de Administración (u otro órgano similar, encargado de tomar decisiones relevantes para el devenir de dicha empresa), puede sonar a retraso. Al gran retraso económico que representa la implantación de un ERP. No sólo relacionado con el coste de las licencias, sino con la adecuación de los sistemas informáticos (el parque de equipos), el tiempo necesario para su correcta implantación, la formación de los trabajadores en el uso de sus interfaces, la ineficiencia de las operaciones a realizar a través del mismo durante las primeras semanas posteriores a su puesta en funcionamiento y el ingente número de errores ocurridos al efectuar las gestiones (antes) más sencillas.

No obstante, pasado un tiempo, puede que las personificaciones antes descritas varíen su opinión radicalmente una vez se hayan concienciado de los grandes beneficios que puede entregar un buen ERP bien implantado. Por ejemplo:

• Gran automatización de ciertas operaciones. Posibilidad de configuración el sistema para la realización de asientos contables básicos, resultado de laboriosos cálculos matemáticos programables; numeración automática de facturas y órdenes de pedido, etc.
• Mayor seguridad en los sistemas: Controles de acceso; perfiles con permisos diferenciados; procesos de workflow de autorizaciones para la registro de operaciones importantes, etc.
• Mayor sensación de ambiente de control interno, al minimizarse el error humano, incrementando considerablemente el número de controles automáticos dentro de los procesos de negocio u operativos.
• Obtención de informes de manera automática y sencilla.
• Elaboración de bases de datos múltiples y accesibles desde cualquier terminal de la empresa
• Mejora de la atención al cliente

Pero, para llegar a esto, es necesario que tanto el trabajador como el responsable de la decisión de la implantación de dicho ERP obtengan un gran endendimiento de lo que supone afrontar la implantación del mismo.

La implantación de un ERP quizá sea el mayor quebradero de cabeza al que pueden enfrentarse las empresas de hoy en día, debido a la gran cantidad de recursos que hay que destinar a tal fin. No sólo a nivel técnico y de inversión en bienes de equipo, sino a formación de los empleados (que a la postre serán los usuarios del sistema). La implantación de un buen sistema ERP puede venirse abajo por el simple hecho de no conocer a fondo el sistema que se está introduciendo, o de no entregar toda la atención necesaria (por ejemplo, ver el caso de Whirlpool al implementar SAP), por lo que es imprescindible, antes de acometer esta actualización de los sistemas de una compañía, realizar un "examen de conciencia" a fondo sobre los posibles riesgos susceptibles de materializarse durante el proceso y la rentabilidad esperada del resultado final.

En resumen: un buen ERP bien implementado puede ser la llave para que una empresa dé el salto de calidad necesaria, para que comience una mejora considerable en la eficacia y eficiencia de sus operaciones y para aumentar la "tranquilidad" para los responsables de la toma de decisiones debido a que éstas tendrán un proceso simplificado gracias a la gran cantidad de información que puede entregar un ERP. Eso sí, es imprescindible ser consciente del sacrificio que supone y de la dedicación que hay que entregarle al proceso de implantación, a riesgo de que la solución al problema que inicialmente puede "no existir" se convierta en un problema mayor que el que se intenta solucionar.