Desde antaño, un apretón de manos ha sido necesario para cerrar un acuerdo, negocio o simplemente para ganarnos la confianza de un potencial cliente. Pero eso, gracias al uso de las tecnologías y a una serie de nuevas tendencias, está haciendo que el síndrome de “reunirse por todo” esté desapareciendo y se estén implantando una serie de nuevos conceptos de reunión.
Tal y como he mencionado anteriormente, el avance tecnológico, el mejor acceso a la tecnología por parte de todos los agentes económicos independientemente de su dimensión, la importancia de la variable “tiempo” y la situación económica global están impulsando el uso de la videoconferencia ya que permite que muchos viajes de negocios se reduzcan y por consiguiente los gastos y tiempo perdido que estos desplazamientos llevan implícitos así como obtener unos mayores beneficios personales ayudando a conciliar la vida personal y laboral de los trabajadores incrementando su rendimiento y satisfacción.
En primer lugar, al hablar de reunión virtual, hoy en día se tiende a confundir los términos y habría que puntualizar que no se trata de conference calls de lo que estamos hablando ya que no hay duda que la videoconferencia sí que gana por goleada a la conference cuando el objetivo es reunirte con alguien. En este sentido, la videoconferencia ha conseguido ser más dinámica ya que al ser visualizados por otros miembros de la conversación, la gente presta más atención que si no es vista, incrementándose la productividad de los encuentros. En resumen, la capacidad comunicativa que la comunicación corporal ofrece es la ventaja competitiva de este tipo de interacción.
No obstante, no hay que divinizar las videoconferencias y sepultar a las reuniones de toda la vida ya que todo llevado al extremo suele ser contraproducente. Por ello, la clave para poder sacarle el máximo rendimiento a estas oportunidades que nos da la tecnología, consiste en valorar cuando es necesaria ya que en la mayor parte de los casos la presencia física no es necesaria.
Asimismo, la planificación juegan un papel importante para así reducir al máximo el número de reuniones y con ello, eliminar las numerosas reuniones absurdas que se agendan así como valorar de forma individual cuáles de ellas serán necesarias que se lleven a cabo de forma presencial.
Adicionalmente, el desarrollo de la tecnología permite cada vez más, la simulación de espacios virtuales en los que, aparentemente, aparecen todos los integrantes de la reunión en un mismo espacio con la posibilidad de realizar presentaciones con una infraestructura de comunicaciones puntera. Hay que añadir, que estas herramientas y soluciones se están convirtiendo en una buena alternativa siendo su coste cada vez más asequible.
Sinceramente, aunque en muchos casos podamos prescindir del apretón de manos, la emotividad o confianza personal también necesaria en muchas situaciones, no se consigue en los encuentros virtuales por lo que no conviene cegarse pensando que la rentabilidad la encontraremos optimizando el tiempo y el no gasto por desplazamiento en un encuentro virtual ya que se puede dar que la rentabilidad resida si invertimos ese tiempo y dinero en el desplazamiento.
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