Los ERP y el Total Cost of Ownership.

Como auditores estamos en nuestro día a día muy en contacto con ERPs. Ya sea para pedir mayores, “agings” o distintos informes es seguro que el responsable de la empresa que nos lo haya entregado lo ha obtenido del software de la empresa. En algunos casos, los menos, ponen a nuestra disposición un terminal con acceso directo al sistema y podemos nosotros mismos buscar la información.
En cada empresa, o mejor dicho con cada empleado, el caso es distinto. Unos tardan mucho tiempo en sacar y/o tratar el detalle de una cuenta sencilla mientras que otros te proporcionan, por ejemplo, un informe de la evolución de las deudas de clientes a lo largo del ejercicio, de forma comparativa con el anterior, antes de que te de tiempo a volver a la sala de reuniones donde estás instalado. Y la diferencia no siempre se debe a que tu persona de contacto sea más o menos mañosa o que el sistema sea el mejor de las opciones disponibles. En la mayoría de los casos depende de la formación que haya obtenido para utilizar el sistema.
La incorporación de software para empresas como SAP, Peoplesoft y otros similares es costosa. No solo lo es por el precio de instalación, de mantenimiento de las licencias y de mejoras constantes. Sino porque para poder sacar el máximo partido a estas herramientas hay que tener en cuenta que las personas que las van a utilizar necesitarán hacer cursos para aprender a manejarlas. Esto supone una inversión extra de tiempo y dinero que la empresa muchas veces no tiene en cuenta al instalar este tipo de herramientas. Si se quiere amortizar un ERP irónicamente hay que gastarse más dinero en él. Hay que tener en cuenta fases de prueba, las limitaciones del hardware y software del que partimos, nuestros recursos humanos, la seguridad del sistema, la formación del equipo que lo va a utilizar, el mantenimiento.etc...
A menudo las empresas cuando ponen en marcha un proyecto no tienen en cuenta el coste total en tiempo y dinero que va a suponer la inversión. Con respecto a los ERP el caso es igual, facilitan la gestión de una empresa y permiten que crezca y evolucione de forma ordenada. Pero a veces quizás sea más apropiado partir de un modelo sencillo, en vez de uno más complejo, si no queremos gastarnos tantos recursos. En cualquier caso para un empresa lo importante es que el presupuesto de una inversión sea realista, que al implantar un ERP se tenga en cuenta el Total Cost of Ownership y no aproximaciones que olviden aspectos importantes para que su uso sea realmente útil.