Normalmente cuando pensamos en ERP la primera
aplicación que nos viene a la mente es SAP. No obstante, existen multitud de
softwares que no son ampliamente conocidos pero que facilitan enormemente la
gestión del trabajo en empresas de pequeño tamaño. Este Blog explica como la implantación de dos
herramientas informáticas ha facilitado el funcionamiento de una empresa de
pequeño tamaño, concretamente una empresa
que cuenta únicamente con dos empleados, dedicada a llevar la
contabilidad de pequeños clientes.
La empresa que es objeto de estudio,
inicialmente contaba con alrededor de diez clientes pero poco a poco fue
creciendo hasta alcanzar la cifra de treinta clientes. Antes de la implantación
de una herramienta denominada Spa, los clientes enviaban las facturas de
compras y ventas y los dos empleados de la empresa se encargaban de introducir
los datos manualmente, lo cual suponía mucho tiempo de trabajo.
En la actualidad, la empresa paga una tasa anual por la utilización de un software, que a través de internet permite a
la empresa entregar una clave de acceso a cada uno de los clientes y ellos
mismos se encargan de introducir los datos de las facturas en la aplicación. De
esta manera, la empresa es capaz de
importar todos estos datos de cada uno de los clientes, ahorrando tiempo y
pudiendo tener mayor número de clientes y ofrecerles mejores tarifas. Esta
herramienta informática también permite colgar información en
la web acerca de nóminas y otros informes, suprimiendo así todo tipo de tráfico
de papeles.
La empresa contrató a su vez otra aplicación
que mediante unos filtros es capaz de clasificar los movimientos bancarios que
tiene cada uno de los clientes y
asignarles la partida contable que les corresponde. Esta última aplicación, al
igual que la aplicación denominada Spa, supone un gran ahorro de tiempo ya que algunos clientes tienen miles de movimientos en la cuenta y la compañía se evita el
trabajo de ir clasificando cada movimiento uno por uno.
Estos sistemas de gestión financiera de ERP
se adaptan fácilmente a la empresa y no al contrario. Además de ello, la
implantación de estas herramientas no es costosa y no requiere ningún tipo de
formación ya que son de fácil uso, permitiendo a la empresa un ahorro de tiempo
y dinero, ya que pueden seguir creciendo y evitarse los costes que supondrían
la contratación de terceros que colaborasen en el tratado e introducción de
datos en el sistema contable utilizado por la compañía.
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