Los sistemas de gestión de la información persiguen tres objetivos fundamentales:
• Reforzar la cultura corporativa implicando al personal de las organizaciones en el uso y actualización de la información.
• Agilizar la información interna mediante la ampliación del acceso a la misma, la comunicación y el flujo de trabajo entre los/as empleados/as y la organización.
• Optimizar los procesos. Ayuda a mejorar los procesos internos y el trabajo diario en el seno de una organización; potencia el trabajo de los/as empleados/as de una empresa, reduciendo el tiempo que se tarda en gestionar la información y potenciando el flujo de datos.
Las ventajas medibles que presenta la utilización de los sistemas de gestión de la información son:
1. Aumento de la productividad
Es la principal ventaja que aporta, el acceso a información actualizada de una manera útil y sencilla redunda en un ahorro de tiempo. Si a esto, le unimos la existencia de una serie de aplicaciones desarrolladas para facilitar las labores de los/as empleados/as, el aumento de productividad será significativo.
2. Reducción de costes
Es otra de las principales ventajas que se observa, cuanto menos papeleo y más rapidez en las comunicaciones, menos tiempo se pierde y el ahorro es evidente.
3. Escasa inversión
La implantación de un sistema de gestión de la información no requiere una inversión demasiado costosa y además se amortiza muy rápidamente. El gasto en equipamiento es muy bajo respecto a la adopción de otras tecnologías, al tratarse de un sistema abierto que suele preservar el ya existente.
4. Mayor rapidez en los procesos
Otra ventaja evidente es la agilidad que proporcionan a la hora de realizar ciertos procesos dentro de una organización, así como la simplificación y eliminación de simples tareas. Por ejemplo, reservar a una hora determinada la sala de reuniones sin necesidad de rellenar un formulario de papel que deberá ser después supervisado.
Además un sistema de gestión de la información adecuado, intuitivo para los trabajadores, presenta ventajas de tipo cualitativo, no tan cuantificable:
1. Corporativismo y conocimientos compartidos.
Esta ventaja adquiere toda su importancia si cada departamento gestiona y mantiene su propia documentación en la Intranet común.
2. Mejor estructura informativa.
El objetivo de un sistema de gestión de a información es que el flujo informativo pueda ser bidireccional, lo que supone un importante avance respecto de la estructuras anteriores en los que el flujo de datos es unidireccional y cada responsable de equipo tiene que enviar la misma información varias veces y no está comunicada con el resto de departamentos. La relación que se establece entre información y trabajador pasa a a ser más dinámica, accesible y actualizable, evitando los llamados «cuellos de botella» en las organizaciones.
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