Sistemas de información entre empresa matriz y filiales

Cada vez más, las empresas se externalizan de forma que tienen diferentes filiales en diferentes países. Es importante buscar la forma más eficiente de que las filiales envíen la información o reporting a la matriz.

La matriz necesita la información de forma rápida y homogénea, para facilitar su tratamiento. Por otro lado, la circunstancia ideal es que la información enviada a la matriz se pueda extraer de la contabilidad local utilizada por la filial teniendo que hacer el menor número de ajustes manuales, de forma que el proceso sea lo más rápido y eficiente posible.

Estudiaremos un caso concreto, el caso de un grupo de filiales sitas en España cuya matriz está en Gran Bretaña. Esta sociedad matriz adquirió la mayoría de estas filiales, por lo que en el momento de la adquisición y durante varios años, éstas mantuvieron el sistema de información que venían utilizando desde antes de la compra. Pasados unos años, la matriz diseñó un sistema de información específico e inició un proceso de implantación de dicho sistema en todas las filiales, proceso que a fecha de hoy no ha terminado.

Antes de este cambio cada filial del grupo mantenía el sistema de información del que disponía antes de ser adquirida por la matriz británica. Los programas utilizados eran de todo tipo, desde programas estándar de distintos proveedores hasta programas a medida realizados específicamente para esa filial.

Desde la adquisición sucesiva de las empresas españolas por parte de la matriz británica, ésta última comenzó a exigir reportes mensuales para poder disponer de la información financiera de cada filial y realizar análisis centralizados. No obstante, estos reportes debían tener un formato estipulado por la matriz, para facilitar la gestión central desde Gran Bretaña. En la mayoría de los casos, las filiales tenían que extraer la información de su programa contable y pasarlo manualmente al reporte, ya que los programas que tenían implantados no pudieron adaptarlos para emitir los reportes que le pedía su matriz.

Desde hace unos tres años, la matriz británica decidió diseñar un sistema de información que pudieran implantar en todas las filiales para facilitar la extracción de la información para el reporte y poder realizar el reporte automáticamente sin necesidad de introducirlo manualmente y el proceso de cierre y reporting se pudiera hacer de una forma más rápida y eficaz.

En resumen, las ventajas de este sistema de información centralizado son:

-          Facilitar el cierre y reporting a las filiales, de forma que no tengan que invertir tanto tiempo en introducir la información en el reporte de forma manual.

-          Además, en muchas ocasiones, la matriz solicitaba información adicional sobre un área concreta de la empresa. Anteriormente, las filiales enviaban la información extraida de cada sistema, con formatos muy diferentes entre sí y por tanto, a la matriz le llevaba un poco de tiempo procesar la información. Con este nuevo sistema de información, toda esta información tiene el mismo formato para todas las filiales, facilitándose la comprensión para la matriz.

-          Otra de las implicaciones principales de este sistema es la forma de controlar que se cumplen los procedimientos de control interno SOX, así como otros procedimientos de seguridad exigidos por el grupo se cumplen. Por ejemplo, uno de los procedimientos que el grupo exige es que no se puede facturar hasta obtener la aprobación por escrito del cliente. Este nuevo programa no permite a las filiales facturar si no se adjunta el email del cliente o la orden de compra antes de emitirla.

Por tanto, las ventajas principales es el ahorro de tiempo y la eficacia en la gestión, ya que de esta forma, se facilita mucho la coordinación entre filiales y matriz y la facilidad de implantar, por ejemplo, procedimientos de control interno SOX.