En los últimos años hemos asistido a una revolución sin precedentes en los sistemas de comunicación entre personas. Al igual que a finales del siglo XIX el teléfono transformó la comunicación ente personas, el final del siglo XX nos deparó una revolución en la comunicación sin precedentes, gracias sin duda a Internet.
Hasta hace unos años, trabajadores de empresas se realizaba, en su mayor parte por teléfono, mediante correo ordinario e incluso mediante el desplazamiento hasta el lugar de trabajo de la otra persona.
Con la llegada de Internet a los puestos de trabajo junto al uso del correo electrónico todo este proceso se ha transformado. A día de hoy las nuevas generaciones de trabajadores, entre las que me incluyo, prácticamente no conciben la idea de trabajar sin disponer del correo electrónico, y motivos la verdad es que no nos faltan:
- El correo electrónico es barato: podemos enviar y recibir mensajes sin coste alguno adicional para la empresa. Pensemos en unos años atrás, cuando por cada mensaje enviado (carta, documento…) conllevaba un coste por mensaje enviado.
- Es rápido: podemos hacer llegar 10 megas de Madrid a Sídney en unos pocos minutos (a lo sumo).
- Podemos incluso tener la seguridad de cuando ha sido leído un mail, y en ocasiones incluso recuperarlo.
- Es ecológico: normalmente no supone usar papel, desplazar a un mensajero…. (aunque la instalación de las redes que dan soporte sí que han supuesto un “coste ecológico” que consideramos fijo).
- Es rápido de leer, y en muchas ocasiones nos permite ponernos en contacto con personas con las que ni hemos llegado a establecer contacto cara a cara, pero tenemos la seguridad de que el mensaje llegará al buzón de entrada de esa persona.
Pero no nos engañemos, el correo electrónico también tiene algunos inconvenientes. Aunque particularmente considero que la herramienta como tal, llevado a lo simple, no tiene inconvenientes: Permite enviar un mensaje (con el contenido que le queramos dar) de un lugar a otro en un corto intervalo de tiempo. Ahora bien, es el uso que le dan las personas las que crean las siguientes desventajas:
- Al ser barato, se envían demasiados correos electrónicos entre las personas, lo que origina:
o Bandejas de entrada repletas de correos.
o Un continuo flujo de información entre las personas.
o Pérdida de tiempo en la gestión de dicha información, tanto de la recibida como de la enviada.
- El correo electrónico es rápido, lo que permite responder a mensajes recibidos sin pensar dos veces, y con el escudo de no estar en el cara a cara, conlleva respuestas emocionales.
- Mal entendidos: en ocasiones se envía información a personas equivocadas, lo que pueda dar lugar a todo tipo de problemas.
- Nos hemos creado lo que denomino la “obligación de responder”: parece que cuando recibimos un correo tenemos la obligación de responder al mismo en el menor lapso de tiempo posible.
- Riesgo de seguridad: Virus y publicidad; quizá la única desventaja de la que no somos culpables los usuarios….
- Suele quedar constancia de lo enviada, para lo bueno o para lo malo y ello tiene consecuencias.
Estas son solo algunas de las desventajas que tiene el uso del correo electrónico en el trabajo, pero la experiencia de cada uno de nosotros, que no dejamos de ser los usuarios, seguro que puede alargar este lista de inconvenientes. Por todo ello creo que es importante fomentar aen los trabajadores un uso responsable de este medio de comunicación por parte de las empresas, aunque la responsabilidad final del uso recaiga en el trabajador. Ya existen algunos decálogos del buen uso del correo electrónico, véase por ejemplo el de la universidad de San Diego:
http://www-rohan.sdsu.edu/emailusegdlines.shtml ;
o por ejemplo, la universidad de Bristol, tiene una guía de buenas prácticas del uso de Internet:
http://www.bris.ac.uk/it-services/learning/documentation/email-5/email-5r.html
Si hacemos caso de ello seguro que entre todos los usuarios podemos hacer que el correo electrónico sea una herramienta de trabajo y no algo que nos suponga trabajar más
1 comentario:
Es verídico que el uso del correo electrónico en el trabajo facilita enormemente la comunicación a nivel profesional, pero no es menos cierto que puede convertirse en una fuente de pérdida de productividad escandalosa si se emplea de forma inadecuada.
Recuerdo haber leído un libro recientemente (no recuerdo el título exacto, pero es bastante ameno y entretenido), que si un trabajador utiliza el correo electrónico profesional de forma personal 30 minutos cada día de trabajo, eso supondría una pérdida de productividad de 11 horas al mes, lo que equivale a 121 horas al año, lo que equivaldría a 3.630 horas de trabajo perdidas en una vida laboral de 30 años, o lo que es lo mismo, 151 días completos de trabajo improductivo!!!! 5 meses, día y noche, con la consiguiente pérdida para la empresa empleadora.
El libro hacía referencia a algunas de las cosas que se podrían hacer con ese precioso tiempo, en lugar de perderlo en el puesto de trabajo (asistir a cursos, realizar un Máster, pedir una excedencia, etc.).
Así que ya sabéis. No utilicéis el correo profesional para uso personal. En caso contrario, es mejor que no vayáis a trabajar y dediquéis ese tiempo a tareas más productivas ;)
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