Muchas de las pequeñas y medianas
empresas de nuestro país no tienen implantadas para la toma de decisiones un
buen sistema de información. Si las Pymes lo tuvieran implantado en su proceso productivo provocaría una mejora de la productividad y
toma de decisiones más acertada. Por ello, a continuación, voy a definir algunos
diseños de sistemas de información que podrían implantar una empresa que
se dedica a la distribución para beneficiarse de las ventajas de dichos
sistemas.
Objetivos
estratégicos
Las metas y factores
que la Pyme quiere mejorar con la implementación de un buen sistema de
información gerencial, son las siguientes:
§ Crecer
en cifra de facturación
Para potenciar las ventas, la compañía deberá diseñar una página web,
orientada a mejorar la actividad de difusión comercial del negocio de fácil acceso e intuitiva.
§ Mejorar
el nivel del servicio al cliente
Elegir una plataforma CRM para interactuar con los clientes de manera
óptima y generar mayor confianza. Para ello, la pyme puede optar por Microsoft
Dynamics CRM, que ofrece una perfecta integración en Outlook y les ayudará
a satisfacer las ventas a los clientes.
§ Optimizar
el proceso de gestión
Creación de un servidor Housing para la gestión de la información de la
organización para minimizar costes y evitar traslados innecesarios de los comerciales.
Crear una ERP para contar con la información completa, actualizada y al
instante para que los comerciales puedan tomar las mejores decisiones y lograr
un mejor éxito en ventas.
Se creará una gestión integral para el negocio, que servirá de
herramienta a la hora de gestionar la planificación estratégica, controlar los
objetivos y analizar las operaciones para detectar tendencias de los clientes.
Para ello, la pyme puede optar por el sistema SAP Business One. Esta
herramienta integra todas las funciones empresariales básicas como pueden ser
gestión financiera, gestión de las relaciones con los clientes, gestión de
inventarios y operaciones. Con esta herramienta se producirá una mejora en la
relación entre todas las áreas de la empresa, optimizando tiempos y recursos.
§ Crear
mayor confianza en la información
Tanto a nivel interno de la empresa como a nivel externo, estas medidas
provocaran que los usuarios de la información confíen más en los informes
generados. El nivel interno hace referencia a los empleados y a nivel externo,
cabe destacar, que los auditores confiarán más en la información facilitada
por el cliente, lo que se traducirá en menos trabajo y pruebas a realizar.
Planificación
y diseño del sistema de información
A continuación la empresa, deberá definir el hardware, software y los
recursos necesarios para poder implantar un buen sistema de información y conseguir
así los objetivos descritos anteriormente.
Hardware
·
Red de
ordenadores de sobremesa para administrativos y personal de oficina, y red de
ordenadores portátiles para comerciales, que estarán integrados y conectados a
una red común mediante un HUB.
·
Tablets
(con sistema operativo Android) para los comerciales que estén fuera de la
oficina para poder acceder a la red en cualquier momento.
Software
·
Sistema
operativo Windows 7
·
Procesador
de 4 núcleos
·
ERP: SAP
Business One adaptado a la empresa
·
CRM: Microsoft
Dynamics CRM adaptado a la empresa
·
Página
web e Intranet donde los clientes puedan registrarse y obtener información útil,
como ver el estado de su pedido o consultar los últimos catálogos.
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