Vivimos en una sociedad expuesta a un volumen de información muy
superior a la que es capaz de procesar. Muchas veces, tratamos de buscar algo
en internet, y es tal la cantidad de entradas a las que podemos acceder desde
un buscador que nos sentimos abrumados. En ocasiones, descubres webs o
aplicaciones, que te hubieran servido en un momento determinado, pero que no
fuiste capaz de “filtrar” o encontrar cuando realmente las necesitabas.
Las empresas también tienen su particular red de información en la
que también puede resultar complicado encontrar información.
Es por ello que queremos mostrar algunas opciones de software
libre de gestión documental que pueden ser muy útiles para empresas que no
dispongan de otros sistemas para gestionar por ejemplo la documentación de las
áreas de conocimiento, el archivo de contratos, el archivo de comunicaciones…
Los sistemas DMS
no son más que repositorios donde los documentos se almacenan centralizados en
un servidor y los usuarios interactúan con dicho repositorio a través de
navegadores tan comunes como Google Chrome, Internet Explorer o Mozilla
Firefox. Permiten crear, administrar y almacenar documentos para diferentes
roles de usuarios. Su objetivo principal es el intercambio de información de
manera segura, accesible, recuperable e intercambiable. Lo cual encaja a la
perfección con la necesidad de documentar todo el proceso de auditoría de
cuentas.
Knowledgetree.
Knowledgetree, fue desarrollado en
primer instancia por la compañía sudafricana JamWarehouse. Se comercializa,
pero cuenta con una versión open source community de licencia GPL. Es una
herramienta DMS cuyas principales funcionalidades se muestran en la siguiente
tabla.
Esta solución de software está basada en lenguaje php, MySQL y Apache.
Soporta la mayoría de los formatos comunes de archivos como jpg, pdf, doc, odt,
xls… Además permite el desarrollo de nuevas funcionalidades que, una vez en
funcionamiento, deben ponerse al servicio de la comunidad. Cuenta con una
versión cliente/servidor pero también la compañía creadora del software ofrece
el servicio DMS en la nube.
Es una herramienta poco conocida en
España, pero que si cuenta con casos de éxito en implantaciones en empresas
como Miramax, Fujifilmm o Alcatel-Lucent.
Alfresco
Es un software de origen inglés que en lo principal ofrece las mismas
funcionalidades que Knowledgetree. Cuenta con una licencia GPL gratuita y otra
enterprise.
Al contrario que KnowledgeTree, cuyo soporte era Php, Alfresco está
diseñado sobre arquitectura Java (J2EE) y cumple estándares como , REST, RSS,
Atom publishing, JSON, OpenSearch, OpenSocial, OpenID, Servicios Web, JSR 168,
JSR 170 nivel 2, MyFaces, CIFS, FTP, WebDAV, SQL y ODF
Maarch
Es un software DMS de origen francés. También
está desarrollado bajo licencia GPL, más concretamente GPLv3. Busca cumplir la
ley Sarbanes-Oxley14 y la ISO 1548915, hecho que la diferencia en su objetivo
principal del resto de opciones.
Al igual que Knowledgetree, se basa
en php, MySql y Visual Basic. También permite el archivo de los formatos de
documentos más comunes. Su uso no está tan extendido como el de las otras dos
aplicaciones propuestas, y en concreto, su uso empresarial a día de hoy es
bastante reducido.
OpenKM
OpenKM es un software Open Source de gestión documental enmarcado dentro de
los llamados DMS (Document Management System). Su concepción está pensada para
la gestión del conocimiento, a través de documentos, en pequeñas y medianas
empresas. Para este proyecto, se utiliza la versión community 5.1. de esta
herramienta, que cuenta con versiones de pago con soporte de la propia compañía
que lo distribuye.
La licencia bajo la cual se distribuye es GPLv2, por lo que la utilización,
distribución y modificación del código fuente de la aplicación es libre.
Si quieres
saber más sobre estas aplicaciones visita:
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