Diferencia de un sistema ERP y otro software empresarial

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Aparentemente un sistema ERP se podría parecer a otro software empresarial; sin embargo, hay tres características principalmente que hacen que lo diferencian:

• Integrales à permiten controlar los diferentes procesos de la compañía. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobro, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

• Modulares à Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos relacionados entre sí a partir de la información que comparten entre ellos. Dicha información se encuentra dividida en función de las necesidades de los clientes: compras, ventas, materiales, control de almacén etc. La ventaja de los ERP es que pueden instalarse de acuerdo a dichas necesidades.

• Adaptables à Los ERP están creados para adaptarse a cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. La parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Es decir, los sistemas ERP están compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad, gestión de proyectos, inventarios y control de almacenes, pedidos, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. Ésta es la principal diferencia fundamental entre un ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento de los procesos de negocio de la empresa, la propia definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo el mundo todo el tiempo".